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接上篇  IT人的email学问(一)

内容性质 

       避免有任何可能伤及到某收件人的情况发生，例如评价、绩效或批评或推卸责任。
不好的事情，应先知会当事者，且取得同意或共识，再发mail给相关人员，尤其是上司。
哀衿勿喜，避免落井下石、幸灾乐祸与马后炮。

内容大纲

1、Dear XXX

o        All：所有人

o        Both：两个人

o        Name：具体到人

以上皆focus在收件者。

    如果收件人带女士或不熟悉人的话，为避免不必要的麻烦，还是用比较流行的“Hi XXX”

2、开场白

     寒暄一句+寄信原因（寒暄应避免敷衍或过多）

§   hi, 大家好, 大家早。

§   在大家百忙之中打扰一下

寄信原因：

§   信息、问题的来源或范围

§   人事时地物

3、主要内容

根据主旨与寄信原因

1、 告知决策、结论或执行方案

            2、拟定多个决策方案，待决策或建议

            这一点对于新人朋友一定要注意，特别是对上级或你希望获得帮助的对象，一定要自己主动思考，给出建议、我认为…、我的理解….或多种方案

a、应附上survey的相关reference，针对来源进行描述，或附上URL或附件

            b、应建议采纳一个预设的解决方案，并描述为何采用此方案原因

        c、若收件人公务繁忙，无法回信，事情又不能delay，则按照所提之预设解决方案往下执行（告知对方）

3、若有待办事项，请明确说明accepter与deadline

4、结论（避免有头无尾，缺乏执行力的邮件）

o        总结整封mail内容与预设采用的解决方案或重复提醒一次待办

o        感谢对方给予帮助或看完mail

5、署名

o        Thanks & Regards

o        Best Regards

o        此致，敬礼

6、补充说明

a)      针对本次抄送的收件人员的说明（如希望XXX提供什么样的协助）

b)     说明附件

颜色、粗体标记

1、Important information

                  2、Warning、trouble、bottleneck problem

3、Question

o  需收件人协助回答

o  待决策